Выговоры, штрафы или увольнения в отношении персонала происходят не просто так: менеджер руководствуется определенными негативными поведенческими индикаторами. Обычно они наносят вред (прямой или косвенный) компании, коллегам и качеству выполняемых задач.

На какие тревожные сигналы должен обращать внимание руководитель, чтобы вовремя предпринять профилактические шаги в работе с сотрудником?

Конфликтность

В психологии есть понятие «конфликтные личности». Это люди, которые в силу своего характера инициируют деструктивные конфликты и склонны вовлекаться в них.

Такие сотрудники чаще других участвуют в разногласиях и используют только негативные способы реагирования – манипуляции, споры, угрозы, шантаж и т.п.

Естественно, поведение такого коллеги негативно влияет на рабочие процессы и всю команду – конфликтный человек привносит эмоциональный дисбаланс, напряжение в коллективную коммуникацию и срывает налаженные алгоритмы работы. В результате – недовольные клиенты, сорванные сроки и т.п.

Наличие конфликтного подчиненного ставит вопросы, на которые менеджер должен себе честно ответить:

  • Насколько такой сотрудник является ключевым звеном в команде?
  • Перевешивает ли его экспертиза и опыт негативные особенности характера?
  • Насколько сотрудник заменим? Или его навыки уникальны?

Проанализировав таким образом ситуацию, можно понять, готовы ли вы мириться с подобными особенностями подчиненного.

Что делать руководителю?

  • Встречи с сотрудником в формате «один на один».

Руководитель должен отслеживать градус настроения подчиненного и давать корректирующую обратную связь – почему его поведение неприемлемо в корпоративной среде, что его побуждает конфликтовать, какие негативные последствия возможны, если он будет вести себя некорректно.

  • Перевод на другой формат работы.

Один из возможных способов решения ситуации с участием конфликтного сотрудника – разрушение системы «оппонент – оппонент», т.е. ротация сотрудника в другой отдел или перевод на другую должность, полное выведение его из команды, перевод на удаленную работу.

  • Увольнение.

Крайняя мера, когда больше ничего не работает. Конфликтные личности – ригидные и сложные в коллективной работе. Поэтому они с гораздо большей вероятностью принесут в нее хаос, чем гармонию и продуктивные результаты.

Прокрастинация

Это постоянное откладывание обязанностей и задач «на потом». Когда наступит это «потом» – неизвестно, потому что сотрудник не называет определенных сроков выполнения. Например, есть отчет, который нужно сдать на неделе, но сотрудник на планерке сообщает, что даже не брался за него, и не говорит, когда выполнит. На вопросы «Что мешает выполнить задачу в срок?» подчиненный отвечает общими фразами в стиле «Я не успеваю, у меня слишком много задач».

В результате возникает ситуация: сотрудник сдает отчет с опозданием, либо выполняет его некачественно (так как времени на работу было немного), или вовсе не сдает (в ситуации слабого менеджмента со стороны руководителя).

Что делать руководителю?

  • Ставить задачу сотруднику конкретно – обозначать, что нужно сделать и в какой точно срок. Можно даже попросить пересказать: «Повтори, пожалуйста, что ты понял, что именно тебе нужно сделать и к какому сроку». Также важно ставить для прокрастинатора промежуточные точки контроля, чтобы отслеживать динамику и прогресс выполнения задач. Например, можно на общих планерках или на личных встречах интересоваться насчет статуса выполнения задачи.
  • Четко обозначать и проговаривать приоритеты.

Чтобы эффективно распоряжаться своим временем, практикуйте с сотрудником матрицу Эйзенхауэра. Проговаривайте на словах, какие дела требуют более оперативного и срочного решения.

В матрице всего 4 сектора, поэтому все рабочие задачи подчиненного руководитель совместно с ним может проанализировать по соответствующим категориям.

  • Срочно и важно. Попросите сделать сотрудника задачу «здесь и сейчас» или сегодня/завтра.
  • Важно, но не срочно. Назначьте сотруднику точный срок, когда он должен выполнит задачу, и обозначьте промежуточную точку контроля.
  • Срочно, но не важно. Скажите, что дело можно делегировать кому-то или разделить в рабочей группе.
  • Не срочно и не важно. Обозначьте, что задачу можно выполнить по остаточному принципу, когда все вышеперечисленные дела закончены.

Регулярные опоздания

Периодические опоздания на работу или на деловые встречи – раздражающий момент.

Во-первых, это показывает неорганизованность и недисциплинированность сотрудника. Большой вопрос – как подчиненный управляет своим временем и планирует нагрузку, если ему не удается вовремя приходить.

Во-вторых, опоздания сотрудника «крадут» время команды, руководителя или клиентов/партнеров. Люди вынуждены дожидаться коллегу и жертвовать своими планами.

Что делать руководителю?

Провести встречу наедине, чтобы выяснить, в чем причины подобного поведения сотрудника.  Отталкиваясь от них, можно планировать конкретные действия. Хорошо работает корректирующая обратная связь по модели SOR. Она применяется, когда есть стандарты и правила, но человек игнорирует их, что приводит к негативному результату.

Модель SOR работает по принципу «стандарт – наблюдение – результат».

  • Standart (стандарт): объясните подчиненному, почему важно соблюдать стандарты и правила в компании. Например: «В нашей компании принято приходить вовремя на встречи. Опоздания со стороны сотрудников вынуждают удлинять время запланированных встреч. Не все коллеги могут это себе позволить, так как есть рабочий график, который нарушается из-за опоздания одного человека».
  • Observation (наблюдение): обозначьте случаи нарушения стандартов и правил. Например: «Я наблюдаю, что на несколько последних рабочих встреч, в том числе с клиентами, вы опоздали. Все вынуждены были вас ждать, чтобы начать встречу. И, конечно, у многих сбился рабочий график».
  • Result (результат): покажите негативные последствия, которые произошли из-за нарушения стандартов. Например: «Ваши опоздания отрицательно влияют на корпоративный имидж (клиенты говорят о неорганизованности персонала в нашей компании), а также вызывают недовольство коллег и руководителей, участвующих в совещаниях. Многие вынуждены переносить следующие встречи из-за ваших опозданий».

Важно, чтобы подчиненный не просто понял серьезность проблемы, но и обозначил свою готовность менять поведение и предпринял для этого первые шаги: например, приходить на встречи заранее, составлять подробный план-тайминг задач на неделю и синхронизироваться по нему с руководителем, пройти обучение по курсу тайм-менеджмента.

Итак, еще на собеседовании при приеме на работу необходимо проверять личностные качества кандидата. В том числе для этого ваши HR-менеджеры проводят кейс-интервью, интервью по компетенциям, запрашивают рекомендации. Помните, что за подобными тревожными звонками нужно не только следить, но подсвечивать сотруднику, почему это некорректно в компании, вырабатывать шаги по решению.

Если же сотрудник не готов менять свое поведение и отношение к работе или к коммуникации с коллегами, то лучше всего расстаться с ним.

Источник фото в статье https://ru.freepik.com/