Даже в период стабильности составление бюджета в компаниях, как правило, – одно из самых нелюбимых занятий для большинства вовлеченных в него сотрудников. А в период структурной трансформации экономики многие вообще не видят смысла в составлении бюджетов. В итоге они часто являются формальными и фактически не работающими.
ЗАЧЕМ ОРГАНИЗАЦИИ БЮДЖЕТ И ПРОЦЕСС БЮДЖЕТИРОВАНИЯ
Бюджет – это документ, который предприятия используют для достаточно детального отслеживания доходов и расходов для принятия оперативных решений.
Бюджетирование – процесс составления, исполнения, контроля и анализа исполнения бюджета организаций.
Бюджеты обычно носят перспективный характер. Доходы, равно как и расходы, основаны на прогнозах и оценках за периоды, которые они охватывают.
Если макросреда динамично меняется – организация должна создавать как краткосрочные (месяц, квартал), так и долгосрочные (годовые) бюджеты. При этом краткосрочный бюджет регулярно корректируется, чтобы обеспечить соблюдение долгосрочного бюджета.
Большинство организаций также готовит так называемый «фактический бюджет» или «фактический отчет» для сравнения оценок с реальностью по итогам периода, охватываемого бюджетом. Это позволяет организации понять, где в процессе составления бюджета произошла ошибка, и скорректировать оценки в дальнейшем.
Бюджетирование является тактической реализацией бизнес-плана. Для достижения целей стратегического плана бизнеса нужна подробная описательная дорожная карта, в которой установлены меры и показатели эффективности. Позднее можно внести изменения, чтобы гарантировать достижение желаемых целей.
Прежде чем составлять бюджет, важно иметь четкое представление о целях, над достижением которых работает ваша организация в охватываемый им период.
Например, рассмотрим бизнес с ежегодным регулярным ростом доходов, который компенсируется ростом расходов. Эта организация могла бы извлечь выгоду из сосредоточения усилий на лучшем контроле расходов в процессе составления бюджета.
В качестве альтернативы рассмотрим компанию, запускающую новый продукт или услугу. Компания может инвестировать больше средств в молодое направление бизнеса для его развития. Для достижения этой цели компании, возможно, придется сократить расходы или инициативы по росту в других частях своего бюджета.
Вывод – составлять бюджет нужно, даже если макросреда постоянно меняется. По итогам каждого месяца дается оценка выполнения бюджета и определяется, нужно ли вносить какие-то корректировки.
КАК СОСТАВИТЬ БИЗНЕС-БЮДЖЕТ
Составляем гибкий план по выручке
Прогнозирование продаж является основой для построения бюджета и постановки целей роста компании. Например, вы можете стремиться улучшить свои продажи на 10% по сравнению с каждым предыдущим периодом.
Если вы не новая компания, у вас должна быть оценка вашего дохода от продаж за каждый месяц, квартал и год. Выявление закономерностей в ваших циклах продаж поможет вам лучше понять свой бизнес, и эти знания неоценимы при планировании маркетинговых инициатив и стратегий роста. Например, сезонный бизнес может стремиться улучшить продажи в межсезонье, чтобы в конечном итоге стать круглогодичным предприятием.
Как бы сложно в организации не стоял вопрос с реализацией в текущем моменте, работу по созданию новых продуктов (услуг) и новых каналов сбыта нужно вести постоянно.
Определяем гибкий план по расходам
Процесс оценки расходов включает в себя три основные категории:
— постоянные затраты;
— переменные затраты;
— единовременные затраты.
Постоянные затраты – это любые расходы, которые остаются постоянными с течением времени и не меняются резко от недели к неделе или от месяца к месяцу. Во многих случаях эти расходы зафиксированы той или иной формой контракта, что позволяет легко предвидеть и учитывать их.
Например, к общим постоянным расходам относятся:
— заработная плата, не зависящая от количества реализованной продукции;
— налоги на фиксированную заработную плату;
— процентные расходы – стоимость заимствования, если кредитное соглашение предусматривает фиксированную процентную ставку;
— налоги на недвижимость и землю;
— коммунальные услуги.
Некоторые коммунальные услуги, например, электричество, могут увеличиться по мере роста производства. Однако коммунальные услуги обычно считаются постоянными затратами, поскольку компания должна платить минимальную сумму независимо от ее объема производства.
Переменные затраты – это расходы бизнеса, которые со временем меняются в зависимости от нескольких факторов, включая коммерческую деятельность.
Четырьмя наиболее распространенными переменными расходами являются:
— сырье и материалы;
— упаковка;
— расходы на оплату труда и налоги с расходов на оплату труда работников, непосредственно связанных с производством продукции;
— коммерческие расходы.
Общие переменные затраты могут различаться в зависимости от отрасли.
В условиях структурной трансформации экономики важно еще в период составления бюджета понимать, от чего мы реально сможем быстро отказаться и какие статьи сможем быстро сократить.
Определяем профицит или дефицит бюджета
После того, как вы учли все свои доходы и расходы, можете применить их к своему бюджету. Здесь нужно понимать, достаточно ли у вас прогнозируемого дохода, чтобы покрыть все расходы.
Если доходов для покрытия расходов более чем достаточно, у вас профицит бюджета. Зная это, вам следует определить, как лучше всего использовать дополнительные средства. Можно, например, перевести деньги в фонд «на черный день», к которому вы сможете получить доступ, если ваш фактический доход не оправдает прогнозов. В качестве альтернативы можно направить средства на развитие своего бизнеса.
Тут важно правильно рассчитать баланс между тем, что направить в резервный фонд, и тем, что пустить на развитие бизнеса.
Но сейчас резервный фонд нужен обязательно.
С другой стороны, если ваши расходы превышают доходы, у вас дефицит бюджета. На этом этапе вы должны определить более оптимальный путь, чтобы сократить разрыв. Можете ли вы привлечь дополнительные средства, продавая более агрессивно?
Тут важно понять, что, покрывая недостаток расходов кредитными средствами, вы увеличиваете риски для своего бизнеса. Использование кредитных средств требует еще более тщательного составления каждой статьи бюджета.
Вывод – при составлении гибкого бюджета основное внимание нужно сосредоточить на поиске дополнительных точек роста выручки и на понимании того, какие статьи расходов можно будет сократить в первую очередь, если не получится выполнить план по поступлению выручки.
СОВЕТЫ ПО СОСТАВЛЕНИЮ БЮДЖЕТА, КОГДА НУЖНО БЫТЬ БЫСТРЫМ И ГИБКИМ В ПРИНЯТИИ РЕШЕНИЙ
Сосредоточьтесь на перспективе дохода.
Не существует универсальной формулы. Сделайте процесс бюджетирования простым и не усложняйте процесс.
Сосредоточьтесь на главном. Спросите себя: что важно с точки зрения дохода?
Сообразительные владельцы бизнеса корректируют планы продаж и места продаж в зависимости от экономического климата; те, кто этого не сделает, увидят результаты в своих бюджетах.
Планируйте наихудший сценарий.
В период структурной трансформации самое разумное – разработать финансовый план, который поможет вам пережить шторм, даже если реализуется худший сценарий. Как команда руководителей будьте честны в отношении наихудшего сценария и сократите расходы достаточно основательно, чтобы не сжечь свои деньги в случае его реализации.
Добавьте резервы в свой бюджет.
Лучший способ подготовиться к неожиданному росту цен или спаду в экономике – это создать резерв, оценивая затраты более высоко, чем они будут на самом деле.
Включите в процесс заинтересованные стороны.
Ключом оптимизации процесса работы с бюджетами является включение в принятие решений лиц, на которых бюджет повлияет. Когда люди несут ответственность за свои действия, они с большей вероятностью согласятся на результат.
Заранее планируйте расходы на технологии в следующем году.
Не ждите конца года, чтобы начать планировать расходы на технологии. Заранее составьте базовый план и сосредоточьте свой бюджетный цикл на необходимых новых инструментах и улучшениях.
Только использование новых технологий и автоматизации позволит вам остаться на рынке в долгосрочной перспективе.
